文：Vicky
BPM（Business Process Management）中文翻譯為企業管理系統，各有公司功倍為透過系統化地控管業務流程和步驟，優缺營運並將其最佳化與透明化，點選對管以提升管理成效。理系率讓
Workflow工作流程系統則是統提，透過系統幫助企業自動化定義、升工事半執行和管理內部從開始到完成的作效過程，在對的各有公司功倍時間連結到對的人員和資訊，以協助團隊在過程中交換資訊、優缺營運達成目標。點選對管
BPM優點
1. 簡化工作流程，理系率讓提升效率
BPM不僅有助企業簡化業務流程，統提還能以自動化的升工事半方式解決繁瑣的任務，加上它使流程標準化，作效因此員工可以在既定的各有公司功倍框架內更有效率地工作，從而加快決策過程並降低人為錯誤的風險。
此外，BPM也兼具分析監控的功能，管理層能藉此追蹤部門、個人執行的情況，有效提升生產力和盈利能力。
2. 優化內部規章，維持競爭力
透過BPM分析流程，找出讓工作窒礙難行的癥結點，以優化內部規章、提升工作效率， 企業也能藉此節省人工時間。
同時，它還可以幫助企業變得更加敏捷，使他們能夠快速跟上市場的變化，保持競爭力。
3. 提供更好的客戶服務與體驗
當企業流程高效且準確時，能為客戶帶來更好的客戶服務，提升其再次光臨的可能性。另外，BPM有助企業更好地了解客戶的需求及偏好，從而創造出滿足這些需求的產品和服務。
BPM缺點
1. 缺乏溝通
溝通在企業的任何階段都相當重要。由於BPM將工作流程分離，因此各部門員工之間可能會有缺乏溝通的問題。
2. 管理不善和資金流失
只有正確使用企業管理系統才能充分發揮其優點。若是沒有正確使用，將導致資金和其他資源嚴重損失。
儘管BPM的費用是多數企業能負擔得起的，但它並不便宜，如果能善加使用，即能為企業帶來雙倍的效果。
Workflow優點：
1. 強化問責制，提高即時可視度
有效的工作流程能在對的時間串連到對的人員和資訊，團隊裡的成員皆能明確地知道這項工作由誰負責、期限為何，藉此提高專案的可視度，準確規劃及分配任務和資源，並根據所需擴大或縮小工作規模，減少工作延遲的問題。
2. 提升營運效率
藉由系統自動連結對的人員和資料，團隊得以節省大量發送電子郵件和使用多種工具更新進度的時間，從而提升效率和生產力。
3. 減少錯誤
當任務的重複性越高，員工就越容易失去注意力並且犯錯誤。手動流程不僅耗時，而且還容易出錯。透過使用Workflow將數據自動化輸入和批准，即能避免人為錯誤。
Workflow缺點
1. 缺乏溝通
由於管理和任務的分配都經由Workflow系統完成，這將導致員工間缺乏人際交流，可能會為工作環境帶來負面影響。
2. 需要定期維護、花額外時間學習
每個Workflow系統都有其獨特的工作方式，加上系統不時需要升級或更新，因此員工不得不需要花額外的時間學習如何使用，才能發揮其最大優勢。
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像提升工作流程效率，該選擇BPM還是Workflow？
相似之處
- Workflow和BPM都用於簡化工作
- 可用於各種類型的業務和組織流程
- 有助於提高營運效率、減少混亂並節省時間
- 由於都是透過系統完成，導致員工之間有缺乏溝通的問題
差異
- 相較之下，Workflow與單個任務有關，而BPM則是側重於整個業務流程
- BPM關注的不僅僅是個人目標，也側重於報告生成及分析
- Workflow是BPM的一部分，但反之則不然
由於每個企業的狀況皆不一樣，對於該選擇Workflow還是BPM沒有絕對的標準答案，若只希望將單個部門的流程最佳化，那麼Workflow系統會是個不錯的選擇，但如果企業的目標是要整合多個部門的流程、提高溝通效率，並將其優化，那麼則會推薦使用BPM。
無論選擇採用哪種系統，只要與企業的目標保持一致，即是正確的決定。
Workflow產品已導入BPM管理系統的觀念
事實上，過去被視為電子簽核、以表單為主的Workflow產品，現已普遍導入BPM的概念，改以流程為主軸的架構。
同時，企業對於Workflow產品的關注焦點也逐漸從無紙化的數位文件、追蹤表單的處理狀態，轉為整合既有的系統，以提升企業整體運作效率和優化管理流程。
根據研究顯示，員工平均每年花費超過21天的時間，在從事瑣碎或重複性的工作。
為此，COMMEET的費用管理系統，提供彈性化的報銷流程設計，不僅有助企業自訂流程通知、加簽特定人員，也適用於報銷、簽呈、跨部門簽核等場景，為企業節省資源與時間，實現企業效率高速化。
本文經COMMEET 差旅及費用管理系統授權刊登，原文刊登於此
原標題： ChatGPT 職場應用：Google Sheets & Docs 結合 AI 人工智能
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責任編輯：溫偉軒
核稿編輯：翁世航